インターンの日程のことで企業に質問がしたいんだけど、どんなメールを送ればいいか分からないよ。変なメールを送って、マナーがなっていない就活生だと思われたくないし。
私も面接時の服装について質問がしたいんだけど、今まで社会人の人とメールする機会なんてなかったから、正しいメールの送り方を教えてほしい。
大学生の間はチャットでのやり取りが多いから、メールのマナーはなかなか身につかないよね。とくに質問メールは、相手からのメールに答えるだけじゃなくて、こちらから内容を提示して送るものだからより一層気が引き締まると思うんだ。そんなみんなのためにこの記事では、メールを送る際の基本的なマナーとともに、質問メールを送る際のポイントについて詳しく解説していくよ。「企業へのメールの送り方がいまいち分からない」という人はぜひ読んでみてね！
１．【前提】就活メールは例文をパクれ
前提にある考え方として、就活で送るメールはなるべく例文をパクりましょう。
今の時代、Googleで「就活 メール 例文」などと検索すれば求めるものは山のように出てきます。
それらを利用しない手はありません。
というのも、そもそも就活生はメールの作成に時間を取られるべきではないのです。
自己分析をはじめ、業界研究や企業分析、ESの提出など、考えだしたらキリがないほどやることは山積みですよね？
ですから、就活生がメールに割く時間は最低限であるべきです。
そこに時間を割いてまで、今のうちにメールマナーを身に着けたいんだ！という人は止めませんが、就活の本質はメールのマナーではないということは理解しておくと良いでしょう。
それを踏まえた上で、就活メールの基本や質面メールのポイントをご紹介していきます。
２．就活メールの基本マナー５選
メールの基本は「相手を気遣う」こと
メールの基本は相手を気遣うことです。
日常でもあらゆる場面で相手に思いやりを持ち、気遣う必要がありますよね。
メールを送るときにはその考え方を常に念頭に置いておきましょう。
これからいくつか質問メールを送る際のポイントを紹介していきますが、どのポイントも基本は「相手を気遣う」ことにあります。
相手を気遣う精神を忘れずに、印象の良いメールの送り方を身に着けていってください。
ここからは、質問メールならではのポイントについて３つ紹介していきます。
これらのポイントをおさえて、人事に気に入られるメールを送りましょう。
①件名の冒頭に【質問】を入れる
就活時の質問メールのポイント1つ目は、件名の冒頭に【質問】を入れることです。
これを入れることにより、メールの内容が伝わりやすくなります。
というのも、メールの本文を見る前に【質問】メールであることを事前に知ることができるので、本文の内容が頭に入って来やすいからです。
また、就活時のメールでこのポイントを利用することで企業の人に、「件名が分かりやすい」「できる就活生だ」とプラスの印象を与えることにも繋がります。
質問以外のメールの際も、【依頼】【謝罪】【連絡】などの冒頭キーワードを含めることでメールの内容が相手に伝わりやすくなるので、ぜひ使ってみてください。
②質問内容はなるべく簡潔に
ポイント2つ目は、質問内容をなるべく簡潔にすることです。
これも、メールを見る相手のことを気遣ったポイントになります。
企業の採用担当の方は、あなたからの質問メールの対応だけでなく他の就活生とのメールのやりとりや面接準備、インターンの準備などあらゆることを行っています。
あなたは、そんな方の大事な時間を使って質問に答えていただくわけです。
ですから、なるべく対応が短い時間で済むように分かりやすく簡潔な内容を心がけましょう。
はじめの挨拶は必須ですが、メール本文のできるだけ上の位置に本題を記入して送るなどの工夫も有用です。
前置きなどはなるべく短くし、読んで30秒以内に理解ができる質問メールを目指しましょう。
③質問が複数あるときは箇条書き
3つ目のポイントは、複数の質問があるときは箇条書きにすることです。
これは2つ目のポイントと繋がる部分になります。
時間を頂いて回答いただく企業の方に対して、なるべく短い時間で理解ができるように箇条書きも有用であるというわけです。
これはブログでもよく言われることですが、いくつかの要素を文章で長々と説明するよりも、箇条書きで簡潔に羅列させたほうが人に伝わりやすいものです。
単純な箇条書きだけでは誤解を招いてしまいそうな場合は、その後に続く文章で説明を加えると良いでしょう。
件名のポイントでも話しましたが、ひと目見てまず大枠がつかめるというのが、理解を大きく助けるわけです。
企業の方に質問をするときは、メールの基本マナーとともに以上3つのポイントも強く意識してメールを送ることで、就活生として良い印象を与えられます。
さらに、企業の方も質問に対して真摯に対応してくれ、わかりやすい回答が返ってくるかもしれませんね。
４．質問メール NGポイント
これまで就活で質問メールを送る際のグッドポイントについて紹介してきました。
ここからは、質問メールを送るときにやってはいけないNGポイントについて紹介していきます。
今まで気づかずにやってしまっていた人も、ここで知って改善しましょう。
①調べれば分かる質問をする
就活で質問メールを送る際の一番のNGは、調べれば分かる質問をすることです。
これをやってしまうと企業の担当の人は時間を奪われたと同時に、「この就活生は自分で調べることができない」「自走力がない学生だ」と思ってしまいます。
これでは、せっかくグッドポイントをおさえたメールを送っていてもマイナス評価になってしまいます。
質問メールは、自分だけではどうしようもない、調べても出てこない質問をするときに送るものです。
企業のHPや就活サイトになっている内容や、調べれば分かる内容の質問は避けましょう。
②改行や段落分けをしない
就活質問メールのNGポイント２つ目は、メール本文の改行・段落分けをしないことです。
文章の内容をわかりやすくすることも大事ですが、見た目の工夫で分かりやすいメールにすることも大切です。
想像してみてください、改行や段落分けなしに異なる内容が一つに凝縮されている文章の塊を。
それを忙しい時間の合間に読む採用担当者の気持ちを…。
とても読めたものではないですよね。
小学生の頃から段落分けの概念を教えられているみなさんにとっては当たり前のことかもしれません。
しかしながら、意識していないと意外とやらかしてしまうものです。
送信前に読みづらくないかもう一度確認して、キレイなメールを送信しましょう。
③送る時間帯を考えていない
３つ目のNGポイントは、メールを送る時間帯を考えていないことです。
今まで主に同年代の友人たちとチャットを利用して会話をしてきた学生にとって、これは見落としがちなポイントかもしれません。
しかしながら、社会人にとっては当たり前ともいえる考え方であり、これをしくじってしまうと一気に評価が下がってしまいます。
このポイントも基本的な考え「相手を気遣う」から来ています。
基本的に社会人は仕事の時間とプライベートの時間が明確に分かれている場合が多いです。
そのため、仕事に関するメールを勤務時間外に送信することはあまり気持ちの良いことではないのです。
ですから、就活生のみなさんもメールを送る際の時間帯はしっかりと意識し、9:00〜18:00の間に送るようにしましょう。
真夜中に送信するのはもってのほかですよ。
以上３つのNGポイントを意識して避けることで、より理想的なメール送信ができるようになります。
学生にとっては細かいことだと思うかもしれませんが、社会人にとっては当たり前のこともあります。
もったいないミスで内定を遠ざけてしまわないように日頃から意識しておきましょう。
いかがだったでしょうか。
今回の記事では「就活中の質問メールの送り方」というテーマで、主に質問メールを送る際のポイントについて紹介してきました。
メールの基本は「相手を気遣う」
ポイントは
・件名の冒頭に【質問】を入れる
・質問内容はなるべく簡潔に
・質問が複数あるときは箇条書き
NGポイントは
・調べれば分かる質問をする
・改行や段落分けをしない
・送る時間帯を考えていない
でした。
この記事が少しでもあなたの就活に役に立てば幸いです。
今後もキャリアエッセンスブログをよろしくお願いします！
