【就活のギモン】就活メールの返信はどこまで返す?

就活メールの返信ってどこまで行えばいいの?
要件が終わった後も、最後の感謝の言葉は送信するべき?

私もいつもメールをどこまで返せばいいか迷ってしまうよ。
メールの返信で悪い印象を与えたくないから、正しいマナーを身に着けたい。

就活生の中には、就活で初めて企業の人とメールのやり取りをするようになった人も多いと思う。初めはメールのマナーとかどこまで返信するとかわからないことだらけなのは当たり前だよ。就活を通してメールの正しい返信の仕方やマナーも身につけて、選考に支障が出ないように頑張ろう。この記事では、就活におけるメールの返信をどこまで行えばいいかについて主に解説していくよ。メールの返信に関する不安がある人は是非読んでみてね!

1.メールはどこまで返信する?

結局のところ、メールはどこまで返信するのがマナーとしては良いのでしょうか。

ここでは基本的な、

・基本は自分で終わらせる意識

・「返信不要」の場合は返信しない

・要件が済んだら無理に返信しなくてOK

という3つの考え方について説明していきます。

基本は自分からのメールで終わらせる意識

企業とメールでやり取りをする際は基本的に「自分からの返信で終わらせよう」という意識を持っておくと良いです。

もちろん例外はありますが、この意識をもっておくことで、迷ったときに相手に良い印象を与える選択を取ることができます。

また、企業の方にメールを続けるかどうかの主導権を渡せるという意味でも、終わり際に自分のメールを送信しておくことは有効な手段になりえます。

しかしながら、以下にも述べる、例外があることは忘れないでください。

「返信不要」の場合は返信しなくてOK

基本は自分から終わらせる意識を持つと良いといいましたが、相手からのメールに「返信不要」の旨が記されている場合は返信は必要ありません

ここであえて返信をしてしまうと、かえって「メールをちゃんと読んでいないのではないか」といった良くない印象を与えてしまいかねません。

メールの本文をしっかりと読んだ上で、「返信不要」とある場合には返信は控えるようにしましょう。

しかしながらこちらも例外はあります。

自分で判断をして、さらに確認をしたほうが良い場合やその他返信が必要と判断した場合は、返信してもOKです。

要件が済んだら無理に返信しなくてOK

「返信不要」の記載が相手のメールになかったとしても、すでに要件が済んでいるときは返信しなくて良い場合もあります

例えば、面接の日程を決めるメールの場合。

企業から面接日程提案のメール「面接を行いたいのですが、以下の日程でご都合の良い時間帯はございますか」→就活生から日程選択のメール「その中でしたら、◯月◯日◯時〜が空いております。」→企業から日程決定のメール「それでは◯月◯日◯時、お待ちしております。よろしくお願いします。」

この場合、メールの要件である「面接日程の確定」は3つ目の企業からのメールの時点で済んでいますよね。

このときはわざわざ返信する必要はありません。

共通していえるのは、「臨機応変な対応が大切」ということです。

しっかりと相手からのメール本文を読んだ上で、返信したほうが良いメールなのかそうではないのかを見極めて対応していきましょう。

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2.メールの基本マナー5選

①冒頭に宛名を入れる

メール本文の冒頭に、相手の企業名→部署名→氏名の順に宛名を入れてください。

例)

株式会社〇〇

人事部

田中花子様

もうお分かりかも知れませんが、ここで相手の企業名や名前を間違えてしまうことはNGです。

メール本文以上に気を配り、誤字脱字がないように気をつけましょう。

②挨拶文を入れる

宛名が書けたら、まず挨拶文を入れましょう。

「お世話になっております。」

「はじめまして。突然のメール失礼いたします。」

など簡単なもので構いません。

しっかりと挨拶をすることはメールの中でも社会人としての基本です。

③名乗る

挨拶文の入力後、名乗りましょう。

名前だけではなく相手がわかる所属もしっかりと記してください。

例)

貴社のインターンシップにエントリーさせて頂いております、〇〇大学〇〇学部◯年生の鈴木太郎です。

④終わりにも挨拶文を入れる

おわりにも挨拶文を入れるようにしましょう。

ここで相手の状況を気遣う挨拶文を入れられるとグッドです。

例)

お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

⑤ラストに署名with連絡先

メールの一番最後に、連絡先込みの署名を入れましょう。

内容は、「大学名」「学部・学科」「氏名」「住所」「メールアドレス」「電話番号」です。「住所」はなくても構いませんが、郵便でのやり取りがある場合は記入すると親切でしょう。

例)

―――――――――――――――――

鈴木 太郎(すずき・たろう)

●●大学■■学部●●学科■年

〒100-0000

東京都千代田区丸の内☓丁目☓番☓号

携帯電話:090-☓☓☓☓-☓☓☓☓

メール:tarou@☓☓☓☓☓☓.ac.jp

―――――――――――――――――

3.返信時のポイント3選

次に、返信時のポイントについて説明していきます。

・すぐ返信(少なくとも24時間以内)

・送る時間やタイミング

・件名はそのまま

この3つです。

これらを確実に実行して、さらにメールで良い印象を与えていきましょう。

すぐ返信(少なくとも24時間以内)

返信はできる限りすぐに行ってください。

これをやるかやらないかであなたの印象がガラッと変わります。

学生時代にイベントの企画や運営等を行っていた人には分かるかもしれませんが、なるべく早く返事がほしいときになかなか返信が来ないと困りますよね。

他の業務が進まなかったり、催促の連絡を入れるという余分な工程が一つ増えてしまったり。

企業の人事の方もまさにそれと同じような状況なわけです。

そのため、返信が早い学生に対して良い印象を持つ一方で、返信が遅い学生に対して「悩みの種だ」と思うことは当然のことなのです。

ですから、返信はなるべくすぐに行い、企業の方の負担を増やさないように意識して行動しましょう。

返信する時間やタイミングを考える

返信する時間やタイミングが「今」でいいのか、返信前に気をつけておきましょう。

今まで主に同年代の友人たちとチャットを利用して会話をしてきた学生にとって、これは見落としがちなポイントかもしれません。

しかしながら、社会人にとっては当たり前ともいえる考え方であり、これをしくじってしまうと一気に評価が下がってしまいます。

基本的に社会人は仕事の時間とプライベートの時間が明確に分かれている場合が多いです。

そのため、仕事に関するメールを勤務時間外に送信することはあまり気持ちの良いことではないのです。

ですから、就活生のみなさんもメールを送る際の時間帯はしっかりと意識し、9:00〜18:00くらいの間に送るようにしましょう。

真夜中に送信するのはもってのほかですよ。

件名はそのままにする

返信のときのポイント3つ目は、件名をそのままにすることです。

基本的にメールは件名に沿ったやり取りをするものです。

ですから、相手が作成したメールに返信する場合は、あえて件名を変えることはしないでその件名に沿ったやり取りを行うようにしましょう。

まとめ

いかがだったでしょうか。

今回は、就活メールの返信をどこまで行うかというテーマで、メールの返信のマナーを中心に紹介してきました。

返信を切り上げるタイミングは、

・基本は自分からのメールで終わらせる意識
・「返信不要」の場合は返信しなくてOK
・要件が済んだら無理に返信しなくてOK

返信するときのポイントは、

・すぐ返信する(少なくとも24時間以内)
・返信する時間やタイミングを考える
・件名はそのままにする

でしたね。

この記事がみなさんの就活に役立てば幸いです。

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